¿Necesito contratar un contador o debo contratar un servicio externo?  

El bookkeeping es la actividad de manejo de los recibos, pagos, facturas, cálculo de la depreciación y otros factores de cualquier actividad económica, se refiere al reportar cómo se maneja el dinero en tu compañía o negocio.

En los Estados Unidos es una actividad fundamental y permite que las empresas realicen la declaración de impuestos sobre la renta, entre otros factores claves para la supervisión y predicción de éxito de las compañías en funcionamiento.

¿Necesito emplear a un profesional para mi compañía?

Para que tu compañía demande un empleado a tiempo completo, se estima que debes facturar una suma de dinero importante al año y tener una nómina de empleados. Si tu compañía está en formación o en un estado incipiente, no hace falta que contrates a un empleado permanente, puedes acudir al servicio de bookkeeping ofrecido por compañías especializadas.

Es común que los emprendedores deseen llevar esta tarea ellos mismos, pero la realidad luego de un par de meses de actividad económica generalmente abruma y deteriora el resultado final, produciendo una empresa ahogada en facturas y recibos por reportar e incumpliendo las metas visualizadas al principio.

Para lo que comienzan llevando su contabilidad se recomienda pensar en delegar esta tarea en un futuro cercano, y para ello te dejamos los siguientes consejos:

1. Decide dónde depositas la información, Excel no es la única opción

Aunque, sin duda, Microsoft Excel es una herramienta sin igual, puedes explorar entre miles de opciones (algunas gratuitas) para llevar fácilmente los asientos contables de tu actividad.

Realiza pruebas, nuestra sugerencia es verificar las opciones de exportación de esta información, si un programa puede exportar y comunicarse con otros programas llevas un paso adelante.

2. Separa las finanzas de negocios de las personales

El error más común de los emprendedores, y la causa inicial de cargo extras por las horas trabajadas para descifrar cuál asiento pertenece a cuál categoría, lo más recomendable es que tengas al menos un banco exclusivo para los gastos de tu compañía, no mezclar es ser eficiente.

3. Categorías

Es una tarea necesaria y puede convertirse en un arma de doble filo, cuando creas las categorías de tu actividad contable estás buscando organizar, no exageres en la cantidad de categorías porque luego puede ser contraproducente, especialmente si no estás familiarizado con el tema. Aunque planifiques llevar tus cuentas, te recomendamos pedir ayuda a un amigo contador para que te oriente en los primeros pasos.

4. Planifica la entrega de información

Lo más sensato es planificar tu bookkeeping para que sea entendible por un tercero, que generalmente será la empresa que te ayudará a preparar tu declaración de impuestos. Debes acordar la frecuencia y método para establecer una comunicación efectiva.

Los empresarios y emprendedores con mayor experiencia conocen los contratiempos que se generan al no atender el tema a su debido momento. Ellos prefieren invertir en la tranquilidad de delegar esta tarea a profesionales del caso, lo más recomendable es solicitar los servicios de un CPA (Certified Public Accountant) que no sólo llevará la contabilidad de manera óptima, sino que podrá detectar el uso de deducciones de impuestos que podrás aplicar según tu caso. Los contadores públicos certificados son profesionales con conocimientos más sofisticados que un “preparador”, además tiene licencias y certificados controlados por autoridades de EE.UU., lo que asegura que estás en buenas manos.

Sabiendo esto, queda a tu criterio tomar la decisión más apropiada para tu compañía, la contabilidad es una actividad que da como resultado un negocio sano y menos estrés a los dueños, especialmente cuando el tiempo es dinero y existen recursos limitados. Averigua opciones de planes para emprendedores o los planes “todo incluido” destinados a compañías pequeñas y emprendedores.

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